Postępowanie w sprawie udzielenia zezwolenia na odbywanie kary pozbawienia wolności rozpoczyna złożenie wniosku do wydziału penitencjarnego Sądu Okręgowego. W przypadku osób, które jeszcze nie odbywają kary pozbawienia wolności w zakładzie karnym właściwym będzie Sąd Okręgowy miejsca zamieszkania skazanego. Osoby zaś przebywające w momencie składania wniosku w warunkach izolacji powinny zwrócić się do Sądu Okręgowego właściwego dla miejsca w którym odbywają karę.
Warunki konieczne do tego by złożyć wniosek kształtują się w sposób następujący:
- Orzeczona wobec skazanego kara pozbawienia wolności nie może przekraczać jednego roku a ponadto nie może to być kara orzeczona w związku z ponownym popełnieniem przez skazanego przestępstwa w warunkach recydywy wielokrotnej w rozumieniu art 64 § w kodeksu karnego.
- Skazany musi ponadto wykazać, iż po opuszczeniu zakładu karnego będzie posiadał określone miejsce stałego pobytu. Istotne jest przy tym by w wypadkach, w których skazany mieszka bądź ma zamiar mieszkać wspólnie z osobami pełnoletnimi musi uzyskać ich pisemną zgodę. Oświadczenie osób pełnoletnich musi ponadto obejmować zgodę na umożliwienie podmiotowi dozorującemu dokonywania czynności kontrolnych wobec skazanego. W większości wypadków taka zgoda jest przez osoby najbliższe skazanego udzielana. Zdarzają się jednak sytuacje w których skazany pozostaje skonfliktowany, przykładowo z rodzicami bądź żoną, z którymi do tej pory mieszkał. Brak zgody oraz stałego miejsca pobytu uniemożliwiają Sądowi pozytywne rozpatrzenie wniosku.
- Kara pozbawienia wolności może być wykonywana w systemie dozoru elektronicznego tylko w wypadku, w którym umożliwiają to warunki techniczne. W szczególności chodzi tutaj o liczbę i zasięg dostępnych nadajników oraz rejestratorów a także możliwości organizacyjne ich obsługi. Są to zatem okoliczności na które skazany w żaden sposób nie ma wpływu. Zbadanie tych okoliczności należy do zadań Sądu, który zwróci się w tym celu do podmiotu dozorującego o nadesłanie informacji, czy warunki techniczne pozwolą w konkretnym wypadku na odbywanie kary w systemie dozoru elektronicznego.
- Ostatnią grupę przesłanek stanowią okoliczności związane bezpośrednio z osobą skazanego. Sąd musi stwierdzić, iż odbywanie kary w systemie dozoru elektronicznego będzie wystarczające do osiągnięcia celów kary. Dodatkowo w wypadku skazanego przebywającego na wolności za osadzeniem go w zakładzie karnym nie mogą przemawiać względy bezpieczeństwa ani stopień demoralizacji skazanego. Z kolei w przypadkach osób przebywających w zakładach karnych za udzieleniem zezwolenia muszą przemawiać ich dotychczasowa postawa i zachowanie. Są to zatem okoliczności podlegające ocenie Sądu. Należy zatem umiejętnie przedstawić je we wniosku, tak by na rozprawie Sąd na podstawie materiałów znajdujących się w aktach sprawy nie miał najmniejszych wątpliwości, że w danym przypadku zastosowanie systemu dozoru elektronicznego jest uzasadnione. W celu doboru oraz umiejętnego zaprezentowania tych okoliczności Sądowi, zaleca się udanie do profesjonalnego pełnomocnika, posiadającego doświadczenie w tego typu sprawach, znającego specyfikę postępowań w zakładach karnych oraz katalog okoliczności przemawiających na korzyść osób skazanych.
Podsumowując należy podkreślić, iż samo złożenie wniosku, nawet przy spełnieniu wszystkich warunków formalnych i technicznych nie daje gwarancji uzyskania zezwolenia na odbywanie kary w systemie dozoru elektronicznego. Zbyt wiele bowiem zależy od ocen dokonywanych przez Sąd. Jednakże sporządzenie wniosku z pomocą profesjonalisty oraz przygotowanie na rozprawę przed Sądem znacznie te szanse zwiększają.