Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 3 kodeksu spółek handlowych [k.s.h.] spółką jednoosobową jest spółka kapitałowa (czyli spółka z o.o. lub spółka akcyjna), której wszystkie udziały lub akcje należą do jednego wspólnika lub akcjonariusza. W praktyce bardzo często dochodzi do zawiązania jednoosobowej spółki z o.o. Powyższe rozwiązanie jest wybierane bardzo często przez osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które w ramach jej przekształcenia pragną ograniczyć odpowiedzialność majątkiem własnym za ewentualne długi, które to mogą powstać w związku z prowadzonym przedsiębiorstwem. Często już w początkowej fazie rozwoju spółki dochodzi do wątpliwości związanych z dopuszczalnością oraz formą prawną:
- oświadczeń woli składanych spółce przez wspólnika nie będącego jednocześnie członkiem zarządu;
- zawieranych umów (lub sporów) pomiędzy wspólnikiem będącym jednocześnie członkiem zarządu a spółką.
Odpowiedzi na powyższe zagadnienia należy szukać w art. 173 oraz 210 k.s.h., przy czym trzeba zwrócić uwagę na wzajemną relację powyżej powołanych przepisów.
Sytuację opisaną w punkcie pierwszym należy rozpatrywać zgodnie z brzmieniem art. 173 § 1 k.s.h. Stosownie do powyżej powołanej podstawy prawnej, w przypadku gdy wszystkie udziały spółki przysługują jedynemu wspólnikowi albo jedynemu wspólnikowi i spółce, oświadczenie woli takiego wspólnika składane spółce wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że ustawa stanowi inaczej. Przy czym należy wskazać, że w poprzednio obowiązującym stanie prawnym ustawodawca dla ww. czynności wymagał zachowania formy z podpisem notarialnie poświadczonym (dla czynności zwykłego zarządu – 173 § 1 k.s.h.) lub nawet formy aktu notarialnego (dla czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu – 173 § 2 k.s.h.). Powyższe rodziło konieczność ponoszenia znacznych nakładów finansowych. Na marginesie zaś należy wspomnieć, że obecnie art. 173 k.s.h. w żadnym stopniu nie reguluje sytuacji odwrotnej czyli formy oświadczeń woli spółki kierowanych do jej jedynego wspólnika.
Odpowiedzi na problem przedstawiony w punkcie drugim udziela treść § 1 i § 2 art. 210 k.s.h. Każdy z przywołanych paragrafów przedstawia odmienną sytuację. W art. 210 § 1 ustawodawca przyjął zasadę, zgodnie z którą w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Przy czym już na wstępie warto zaznaczyć, że kodeks nie daje żadnej wskazówki co do pierwszeństwa podmiotu, który powinien reprezentować spółkę w sporach czy w umowach z członkiem zarządu. Na gruncie ustawy rada nadzorcza i pełnomocnik są więc w omawianej sytuacji podmiotami uprawnionymi w równym stopniu. Jeżeli więc w spółce działa rada nadzorcza, to biorąc pod uwagę okoliczności czysto organizacyjne oraz fiskalny interes spółki, powołanie pełnomocnika może być zbędne. Niemniej jednak nie jest to niemożliwe, a w niektórych przypadkach nawet konieczne. Dzieje się tak w przypadku problemów z uzyskaniem obecności członków rady nadzorczej lub zaistnienia ewentualnych sprzecznych interesów.
Opisany przepis nie budziłby wątpliwości interpretacyjnych, gdyby § 2, który stanowi że w przypadku gdy wspólnik, o którym mowa w art. 173 § 1 k.s.h., jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przepisu § 1 nie stosuje się. Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego. Najprościej rzecz ujmując, powyższy przepis wyłącza zastosowanie art. 173 § 1 oraz art. 210 § 1 k.s.h. i wymaga zachowania formy aktu notarialnego, w sytuacji gdy stroną umowy jest wspólnik będący jednocześnie jedynym członkiem zarządu.
Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że art. 210 § 1 i § 2 nie są ze sobą kompatybilne. Nic bardziej mylnego. Co więcej, ich treść ma dla praktyki obrotu gospodarczego kapitalne znaczenie, albowiem art. 210 § 2 k.s.h. stanowi lex specialis względem art. 210 § 1 k.s.h.. Aby podjąć właściwą decyzję, który z przepisów będzie mieć zastosowanie należy sprawdzić czy wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu czy też zarząd jest wieloosobowy. W pierwszej sytuacji zastosowanie ma art. 210 § 1 k.s.h., w drugiej zaś 210 § 2 k.s.h.
Podsumowując należy wskazać, że gdy wspólnik w jednoosobowej spółce z o.o.:
- nie jest jednocześnie członkiem zarządu to składa spółce oświadczenia woli w formie pisemnej pod rygorem nieważności (art. 173 § 1 k.s.h.);
- jest jednocześnie członkiem zarządu, a zarząd jest wieloosobowy, wówczas w umowę z nim w imieniu spółki podpisuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą wspólników (art. 210 § 1 k.s.h.), zachowanie szczególnej formy prawnej czynności nie jest konieczne, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej;
- jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, wówczas czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego (art. 210 § 2 k.s.h.).